CCTV-valvonta työpaikalla GDPR / RODO / DSGVO:n alla

Seitsemän työpaikkavalvontaa koskevan GDPR-velvoitteen kohta

1. Laillisuusperusta. Artikkeli 6(1)(f) oikeutettu etu on ainoa realistinen vaihtoehto : suostumus epäonnistuu, koska työntekijät eivät voi vapaasti kieltäytyä, ja artikkeli 6(1)(b) (sopimuksen täyttäminen) on liian kapea. Oikeutetun edun tasapainotesti on dokumentoitava ja tarkistettava vuosittain.
2. DPIA (artikkeli 35). Työpaikan CCTV on "järjestelmällistä valvontaa laajalla mittakaavalla" ja käynnistää pakollisen tietosuojahyödyn osalta arvioinnin jokaisessa EU-lainkäyttöalueessa. DPIA dokumentoi tarkoituksen, suhteellisuustestin, harkitut vaihtoehdot (ja miksi ne hylättiin) ja keinot vaikutusten vähentämiseksi.
3. Avoimuus (artiklalit 13:14). Jokainen työntekijä on ilmoitettava ennen käyttöönottoa siitä, mitä tallennetaan, missä, miksi, kuka tekee, kuinka kauan ja miten käyttää oikeuksensa. Yksityisyyden suojan ilmoitus henkilöstökäsikirjassa sekä merkinnöinti kehällä riittävät.
4. Säilytys. Vähintään tarvittava, tyypillisesti 7:30 päivää. Useimmat DPA:t pitävät 30 päivää pehmeänä oletuksena; pidemmälle tarvitaan erityinen perustelu.
5. Näkyvä merkintä. Pictogrammi + valvontaviranomaisen nimi + yhteystieto + laillisuusperusta + säilytysaika + DPO-yhteystieto. Sijoita jokaiseen sisääntulopisteeseen ja jokaisen kerroksen monessa kerroksisissa käyttöönotoissa.
6. Pyynnön perusteella saatava tieto. Jokainen työntekijä voi pyytää kopion videomateriaalista, jossa hän näkyy. 30 päivän vastausaika koskee.
7. Vähentäminen. Kameran näkökenttä on oltava suppein, joka saavuttaa turvallisuustarkoituksen. Kamerat, jotka osoittavat pöytiin, omille lepoalueille tai kattavat enemmän julkista tilaa kuin turvallisuustavoite vaatii, epäonnistuvat oletuksena.

Maakohtaiset lisäosat

Saksa (DSGVO + BDSG + BetrVG). Henkilöstöneuvostoon kuuluu ratkaisuvalta BetrVG §87(1)(6) mukaisesti kaikissa työntekijöiden valvontatekniikassa, mukaan lukien CCTV. Työnantaja ei voi asentaa, laajentaa tai muuttaa järjestelmää ilman henkilöstöneuvostosta sopimista. Osavaltiotason tietosuojaviranomaiset (16 Länder) sakon säännöllisesti neuvottelun laiminlyönnistä. BDSG §26 asettaa tiukemmat säilyttämisen oletusarvot kuin yleinen GDPR : 72 tuntia on tyypillinen enimmäisaika.

Puola (RODO + Kodeks pracy). Työlainsäädännön 22² artikkeli sallii CCTV-valvonnan työpaikalla, mutta vain turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi, tuotannon valvontaksi tai salaisuuksien säilyttämiseksi. Järjestelmä on säädettävä työpaikan järjestyssäännöissä ja ilmoitettava työntekijöille vähintään 14 päivää ennen käyttöönottoa. UODO on yhä aktiivisempi : rikesakot puutteellisesta merkinnöinnistä ja perusteettomasta säilytyksestä ovat usein.

Ranska (CNIL-ohjeet + Code du travail). Neuvottelu henkilöstön kanssa artiklan L2312-38 mukaisesti on vaadittu. CNIL on julkaissut sitovia ohjeita, jotka rajoittavat säilyttämisen 30 päivään ilman erityisiä tapauksia. Kamerat eivät saa kuvata työntekijöiden työpisteitä jatkuvasti ja niiden on välttävät henkilökunnan oleskelutiloja kokonaan. CNIL:n sakot työpaikalla tehdyistä CCTV-rikkomuksista vaihtelevat 1 000 eurosta 600 000 euroon ja enemmän.

Italia (Garante + Työntekijöiden säädöksen 4. artikla). Yksi tiukimmista sääntelyistä. Työntekijöiden säädöksen 4. artikla kieltää valvontalaitteiden asentamisen työntekijöiden suoraan valvontaan ja edellyttää yhteistä sopimusta (työneuvostoon tai puuttuessa alueellisen työsuojeluviranomaiseen) ennen järjestelmän käyttöönottoa, joka voi satunnaisesti tallentaa työntekijöiden toimintaa.

Yhdistynyt kuningaskunta (UK GDPR + Data Protection Act 2018 + ICO Employment Practices Code). Työneuvostoon kuuleminen on suositeltavaa mutta ei pakollista. ICO:n työmarkkinoiden käytäntöjen koodi katsotaan ohjaavaksi ja DPA-valvonta viittaa siihen usein. Säilytys on oletuksena 30 päivää; pidemmälle tarvitaan dokumentoitu vire.

Yleiset vaatimustenmukaisuusvirheet (ja niiden kustannukset)

• Kamerat wc:ssä, pukuhuoneissa tai lepoalueilla : automaattiset kuusisataatuhatsataset sakot kaikkialla EU:ssa.
• Rajaton tai 90+ päivän säilytys ilman dokumentoitua perustelua : usein pienimmät viiden numeromerkin sakot.
• Ei merkintöjä tai merkinnöt vain yhdellä kielellä monikielisillä työpaikoilla : 5 000:25 000 € tyypillistä.
• Ei DPIA:ta arkistossa : yhä useammin nähdään raskauttavana tekijänä, joka kertoo taustalla olevan sakon.
• Ei työneuvostoon kuulemista DE / FR / IT : koko käyttöönotto voidaan mitätöidä takautuvasti.
• Suoratoisto, johon johtajat pääsevät ilman pääsynkiertolokia : rikkoo sekä vähentämis- että vastuullisuusperiaatteita.
• Äänen tallennus ilman erillistä perustelua : työpaikan keskustelujen ääni käsitellään tiukemmin kuin video.

Käyttöönottoa edeltävä tarkistuslista, joka kestää

Ennen ensimmäisen kaapelin vetämistä: (1) laaditaan DPIA, joka kattaa tarkoituksen, suhteellisuusperiaatteen, vaihtoehdot, näkyvyyden minimoinnin ja säilytysajan; (2) päivitetään tietosuojaselosteet ja henkilöstön käsikirjat uusien käsittelyjen osalta; (3) kuullaan henkilöstöneuvosto tai ammattiyhdistys soveltuvuuden mukaan ja saadaan kirjallinen hyväksyntä; (4) laaditaan näkyvyyskartta, joka näyttää tarkan kattavuuden ja suhteellisuustesti merkintöineen per kamera; (5) valmistetaan informatiiviset merkinnät kaikilla työpaikalla käytetyillä kielillä; (6) määritetään säilytyssäännöt ja tekniset kontrollit, jotka valvovat niitä; (7) nimetään pääsy­loki­valvoja; (8) koulutetaan turvatiimi tiedon­pyyntöjen käsittely­prosessiin.

CCTVplanner tuottaa kohdan (4) suoraan. Pudota kamerat pohjapiirustukselle, lukitse näkyvyyskartiot, vie merkitty PDF-tiedosto, jossa on suhteellisuustesti merkintöineen per kamera, ja liitä se DPIA-liitteisiin. Tietosuojavastaava lukee saman dokumentin kuin sinä.